Mnemonic is an international non-profit organisation founded in Berlin in 2018. Our mission is to promote human rights and accountability through the preservation and verification of open-source digital information.We are human rights defenders, lawyers, archivists, journalists, technologists, and open-source investigators dedicated to preserving, memorialising, and adding value to publicly available information related to human rights violations. We use our unique position as a cross-sectorial, cross-disciplinary organisation to help human rights defenders hold those in power to account.We are an equal opportunity and inclusive employer and encourage applicants of all backgrounds to apply. We do not and will not discriminate on the basis of age, race, nationality or citizenship, gender expression or identity, religion, economic background, disability, or sexual orientation.&nbsp;About the OpportunityWe are seeking a proactive and experienced Certified Accountant to support our programmes and organizational operations. This role will focus on maintaining accurate financial records, preparing annual financial statements, and supporting the development of the organisation’s annual budget and financial plans. Your primary objective will be to ensure financial accuracy, compliance and transparency for Programme Managers, while supporting the day-to-day management of the organisation's work.&nbsp;&nbsp;Main Responsibilities<h4 style="margin-left:18pt;text-align:justify;">Accounting and Financial Records</h4><ul><li>Maintain complete, accurate, and up-to-date accounting records for the organisation in accordance with applicable accounting standards and internal financial procedures using DATEV Unternehmen online.</li><li>Record and reconcile all business transactions as well as checking incoming invoices and payment transactions, including income, expenditures, payroll entries, and bank movements.</li><li>Perform monthly bank and cash reconciliations and ensure proper filing of supporting documentation.</li><li>Maintain organised electronic and physical financial records.</li></ul><h4 style="margin-left:18pt;text-align:justify;">Financial Reporting and Statements</h4><ul><li>Prepare monthly and quarterly internal financial reports for management review.</li><li>Prepare annual financial statements, including the balance sheet, income and expenditure statement, and supporting schedules.</li><li>Support external audits by preparing documentation and responding to auditor queries.</li><li>Liaise with external accountants, auditors, or tax advisors as required.</li></ul><h4 style="margin-left:18pt;text-align:justify;">Budgeting and Financial Planning</h4><ul><li>Support the preparation of the annual organisational budget and financial plans, consolidating individual project budgets into a coherent organisational framework.</li><li>Monitor budget implementation and flag variances to management.</li><li>Update budget forecasts based on project performance and funding timelines.</li><li>Support programme staff in understanding budget lines and financial reporting requirements.</li></ul><h4 style="margin-left:18pt;text-align:justify;">Compliance and Controls</h4><ul><li>Ensure financial transactions comply with internal policies, donor requirements, and applicable legal and fiscal regulations.</li><li>Support the implementation and application of internal financial controls and procedures.</li><li>Preparation of financial reports for donors or partners, as required.</li><li>General administrative and filing work, file management, mail handling and correspondence related to accounting and financial processes.</li></ul><h4 style="margin-left:18pt;text-align:justify;">Administrative and Support Functions</h4><ul><li>Support payment processing, including preparation of payment requests and supporting documentation.</li><li>Assist with procurement-related financial documentation and contract tracking.</li><li>Contribute to improving accounting tools, templates, and processes appropriate to a small organisation.</li></ul>Required skills and qualifications<ul><li>Degree in accounting, finance, or a related field with professional qualification of 3-4 years.</li><li>Proven experience in accounting for a non-profit or medium organisation.</li><li>Experience in preparing annual financial statements and supporting audits.</li><li>Experience in organisational budgeting and financial planning based on project budgets.</li><li>Working knowledge of accounting software and spreadsheets (e.g. Excel, DATEV).</li><li>Strong attention to detail and ability to manage multiple priorities.</li><li>Strong organisational and analytical skills, solve problems in a structured manner.</li><li>Ability to work independently in a small team environment.</li><li>Clear communication skills and a collaborative approach, with an ability to present complex financial data in an understandable way.</li><li>High standards of integrity and confidentiality.</li></ul>We OfferA part-time position (20 hours per week) for an initial period of 12 months, with a high prospect of extension depending on funding availability and performance.A collaborative and international work environment with opportunities for professional development and deeper insights into non-profit organisations and human rights work.&nbsp;How to ApplyPlease send your CV along with a cover letter to hr@mnemonic.org, mentioning in the subject line of the email “Accountant” before March 10, 2026. Only short-listed candidates will be contacted for interviews. We reserve the right to cancel or suspend the vacancy in case of changes in organisational needs.&nbsp;&nbsp;

Accountant

Mnemonic gUG sucht eine*n Buchhalter*in (m/w/d) für den Standort Berlin.&nbsp;Mnemonic widmet sich der Archivierung, Weitergabe und Veröffentlichung digitaler Informationen aus frei zugänglichen Quellen sowie der Durchführung von Untersuchungen im Zusammenhang mit bewaffneten Konflikten in unseren Fokusregionen.Unser Ziel ist es, das Bewusstsein für die Folgen von Bürgerkriegen und bewaffneten Konflikten zu schärfen und zu verhindern, dass diese Verbrechen und ihre Opfer in Vergessenheit geraten.&nbsp;Unsere Archive sollen eine digitale Anlaufstelle für Menschen aller Nationalitäten sein und als Mahnmal sowie Appell für das friedliche Zusammenleben aller Völker dienen.&nbsp;&nbsp;Aufgrund unserer Arbeit, in deren Rahmen wir Open-Source-Tools entwickeln und fördern, stellen wir die in den Archiven gesammelten Daten als Ressource sowie als potenzielle Beweismittel für Menschenrechtsaktivist*innen, Staatsanwält*innen und Journalist*innen zur Verfügung. Darüber hinaus arbeiten wir mit Opfern und Überlebenden von Menschenrechtsverletzungen zusammen, um Konflikte, Gewalttaten und deren Folgen zu dokumentieren und im kollektiven Gedächtnis zu bewahren.Als Arbeitgeber*in fördern wir die Chancengleichheit und Inklusion und ermutigen Bewerber*innen aller Hintergründe, sich zu bewerben. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Alter, Rasse, Nationalität oder Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Geschlechtsidentität, Religion, wirtschaftlichem Hintergrund, Behinderung oder sexueller Orientierung und werden dies auch in Zukunft nicht tun.&nbsp;Über die Stelle:&nbsp;Wir suchen eine*n proaktive*n und erfahrene*n Buchhalter*in zur Unterstützung unserer Programme und organisatorischen Abläufe. Der Schwerpunkt dieser Position liegt auf Buchführung , der Erstellung von Jahresabschlüssen und der Unterstützung bei der Entwicklung des Jahresbudgets und der Finanzpläne der Organisation. Ihr Hauptziel ist es, die finanzielle Genauigkeit, Compliance und Transparenz für die Programmmanager*innen sicherzustellen und gleichzeitig die tägliche Verwaltung der Arbeit der Organisation zu unterstützen.&nbsp;Hauptaufgaben:&nbsp;Buchhaltung und Finanzunterlagen<ul><li>Führen Sie in Übereinstimmung mit den geltenden Rechnungslegungsstandards und internen Finanzregularien vollständige, genaue und aktuelle Buchhaltungsunterlagen für die Organisation unter Verwendung von DATEV Unternehmen online.</li><li>Erfassen Sie alle Geschäftsvorgänge und gleichen Sie diese ab. Überprüfen Sie eingehende Rechnungen und Zahlungsvorgänge einschließlich Einnahmen, Ausgaben, Lohnbuchungen und Banktransaktionen.</li><li>Führen Sie monatliche Bank- und Kassenabstimmungen durch und sorgen Sie für die ordnungsgemäße Ablage der Belege.</li><li>Ordnung und Erstellung übersichtlicher elektronischer und physischer Finanzunterlagen.</li></ul>Finanzberichte und Jahresabschluss<ul><li>Erstellen Sie monatliche und vierteljährliche interne Finanzberichte zur Überprüfung durch die Geschäftsleitung.</li><li>Erstellen Sie Jahresabschlüsse einschließlich Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und Belegen.</li><li>Unterstützen Sie externe Audits, indem Sie Unterlagen vorbereiten und Fragen der Wirtschaftsprüfer beantworten.</li><li>Arbeiten Sie bei Bedarf mit externen Wirtschaftsprüfern, Auditoren oder Steuerberatern zusammen.</li></ul>Budgetierung und Finanzplanung&nbsp;<ul><li>Unterstützung bei der Erstellung des jährlichen Organisationsbudgets und der Finanzpläne sowie Konsolidierung der einzelnen Projektbudgets programm- und organisationsübergreifend.</li><li>Überwachung der Mittelverwendungund Meldung von Abweichungen an das Management.</li><li>Aktualisieren der Budgetprojektionen auf der Grundlage von Projektausgabenund im Rahmen der Finanzierungszeiträume.</li><li>Unterstützung der Programm-Mitarbeiter*innen beim Verständnis der Budgetregularienund der Anforderungen an Compliance.</li></ul>Compliance und Kontrollen<ul><li>Es wird sichergestellt, dass Finanztransaktionen den internen Richtlinien, den Anforderungen der Geldgeber*innen sowie den geltenden gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften entsprechen.</li><li>Unterstützung bei der Umsetzung und Anwendung interner Finanzkontrollen und -verfahren.</li><li>Je nach Bedarf Erstellung von Finanzberichten für Geldgeber oder Partner. </li><li>Allgemeine Verwaltungs- und Archivierungsaufgaben, Dateiverwaltung, Postbearbeitung und Korrespondenz im Zusammenhang mit Buchhaltungs- und Finanzprozessen.</li></ul>Verwaltungs- und Supportfunktionen&nbsp;<ul><li>Unterstützung bei der Zahlungsabwicklung, einschließlich der Vorbereitung von Zahlungsanforderungen und Begleitdokumenten.</li><li>Unterstützung bei der Beschaffung von Finanzdokumenten und der Vertragsverfolgung.</li><li>Beitrag zur Prozessoptimierung hinsichtlich Buchhaltungstools, Vorlagen und anderen Prozessen, die für eine kleine Organisation geeignet sind.</li></ul>Erforderliche Fähigkeiten und Qualifikationen:&nbsp;<ul><li>Abgeschlossene Weiterbildung oder vollendetes Studium als Buchhalter*in und mindestens 3 Jahre Berufserfahrung Nachgewiesene Erfahrung in der Buchhaltung für eine gemeinnützige Organisation bevorzugt; alternativ in KMU.</li><li>Erfahrung in der Erstellung von Jahresabschlüssen und der Unterstützung von Audits.</li><li>Erfahrung in der Budgetierung und Finanzplanung von Organisationen auf der Grundlage von Projektbudgets.</li><li>Praktische Kenntnisse im Umgang mit Buchhaltungssoftware und Tabellenkalkulationen (z. B. Excel, DATEV)</li><li>Ausgeprägte Detailgenauigkeit und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und umzusetzen.</li><li>Ausgeprägte organisatorische und analytische Fähigkeiten sowie die Fähigkeit zur strukturierten Problemlösung.</li><li>Selbstständig und kollaborativ in einem kleinen Team zu arbeiten.</li><li>Klare Kommunikationsfähigkeiten und Fähigkeit, komplexe Finanzdaten auf verständliche Weise zu präsentieren.</li><li>Hohe Standards in Bezug auf Integrität und Vertraulichkeit.</li><li>Kenntnisse der englischen Sprache (mind. B1).</li></ul>&nbsp;Wir bieten&nbsp;Wir bieten eine Teilzeitstelle (20 Stunden pro Woche) befristet für zunächst 12 Monate mit guten Aussichten auf Verlängerung, abhängig von der Verfügbarkeit von Finanzmitteln und Ihrer Leistung.Sie erwartet ein kooperatives und internationales Arbeitsumfeld mit Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und tieferen Einblicken in die Arbeit von Non-Profit-Organisationen und im Bereich der Menschenrechte.So bewerben Sie sich: Senden Sie bitte Ihren Lebenslauf zusammen mit einem Anschreiben bis zum 10. März 2026 an hr@mnemonic.org. Geben Sie dabei in der Betreffzeile der E-Mail „Accountant” an. Nur ausgewählte Bewerber*innen werden zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Wir behalten uns das Recht vor, die Stelle im Falle von Änderungen der organisatorischen Anforderungen zu streichen oder auszusetzen.

Buchhalter*in

Mnemonic is an international non-profit organisation founded in Berlin in 2018. Our mission is to promote human rights and accountability through the preservation and verification of open-source digital information.We are human rights defenders, lawyers, archivists, journalists, technologists, and open-source investigators dedicated to preserving, memorialising, and adding value to publicly available information related to human rights violations. We use our unique position as a cross-sectorial, cross-disciplinary organisation to help human rights defenders hold those in power to account.We are an equal opportunity and inclusive employer and encourage applicants of all backgrounds to apply. We do not and will not discriminate on the basis of age, race, nationality or citizenship, gender expression or identity, religion, economic background, disability, or sexual orientation.&nbsp;About the OpportunityWe are seeking a proactive and experienced Grants &amp; Finance Officer to support our programmes and organizational operations. This role will focus on delivering high-quality administrative, financial and HR support to ensure the smooth functioning of all programmatic activities at Mnemonic. Your primary objective will be to ensure financial accuracy, compliance and transparency for Programme Managers, while supporting the day-to-day management of the organisation's work.&nbsp;&nbsp;Main ResponsibilitiesFinancial Management<ul><li>Oversee internal financial operations, including reviewing staff expense claims and supporting documentation.</li><li>Prepare weekly payment runs in accordance with the agreed timetable and financial controls.</li><li>Compile monthly expense reports and ensure project expenditure aligns with donor requirements.</li><li>Maintain and monitor organizational accounts, financial records, and a strong control environment to ensure accuracy and compliance.</li><li>Support timely delivery of high-quality financial reports, in regular intervals, for donors and internal stakeholders.</li><li>Monitor program budgets and provide required financial reporting, ensuring adherence to donor guidelines.</li></ul>Administrative Support<ul><li>Provide administrative and operational support to managers, including clerical and organizational tasks as required.</li><li>Organize and schedule meetings, appointments, and events, ensuring effective coordination and communication.</li><li>Take accurate minutes of meetings and distribute them promptly.</li><li>Support logistics planning and coordination for in-house training sessions, workshops, and international or local events.</li></ul>Human Resources Support<ul><li>Assist in recruitment processes, including advertising job vacancies, scheduling interviews, and onboarding new staff.</li><li>Maintain up-to-date personnel records and ensure compliance with HR policies and procedures.</li><li>Support staff development initiatives, including training coordination and performance review processes.</li><li>Act as the first point of contact for HR-related inquiries and support a positive work environment.</li></ul>&nbsp;Required skills and qualifications<ul><li>Education:&nbsp;Bachelor’s or Master’s degree in Accounting, Management, Applied Economics, Finance or related fields, or equivalent professional experience.</li><li>Technical Expertise: Strong knowledge of project accounting, donor compliance, and financial reporting with 1-2 years of experience. Advanced proficiency in MS Office, especially Excel, and familiarity with reporting software.</li><li>HR Skills: Basic understanding of HR processes, including recruitment and personnel management, with a willingness to learn.</li><li>Organizational Skills: Excellent attention to detail, time management, and ability to handle multiple tasks simultaneously.</li><li>Interpersonal Skills: Exceptional communication and collaboration skills, with the ability to work effectively in a diverse, international team.</li><li>Problem-Solving: Proven ability to take initiative and address challenges proactively.</li><li>Language Proficiency: Excellent written and spoken English.&nbsp;</li></ul>&nbsp;&nbsp;We OfferA part-time or full-time position for an initial period of 12 months (project-based work), with a high prospect of extension depending on funding availability and performance.A collaborative and international work environment with opportunities for professional development and deeper insights into non-profit organisations and human rights work.&nbsp;How to ApplyPlease send your CV along with a cover letter to hr@mnemonic.org, mentioning in the subject line of the email “Finance Officer” before March 10, 2026. Only short-listed candidates will be contacted for interviews. We reserve the right to cancel or suspend the vacancy in case of changes in organisational needs.&nbsp;&nbsp;

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